Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Sofern über die Website Verträge geschlossen oder angebahnt werden können, werden die übermittelten Daten auch für Vertragsangebote, Bestellungen oder sonstige Auftragsanfragen verarbeitet.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Externes Hosting

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters / der Hoster gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Unser(e) Hoster wird bzw. werden Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

Wir setzen folgende(n) Hoster ein:

HOSTINGER operations, UAB
Švitrigailos str. 34
03230 Vilnius
Litauen

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Jonas Berger
Dorfweg 10, 88048 Friedrichshafen, Deutschland
Telefon: +49 176 56974454
E-Mail: jonas@jbsysteme.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Technische Umsetzung: Die Übermittlung des Formulars erfolgt an einen von uns selbst betriebenen Automatisierungs-Server (n8n) mit Standort in der Europäischen Union; ein externer Formulardienst kommt nicht zum Einsatz. Zur Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Anfrage speichern wir die Angaben zusätzlich in unserer Datenbank beim Dienst Supabase (Serverstandort Deutschland). Mit Supabase besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Terminbuchung (Cal.com)

Für die Vereinbarung eines Erstgesprächs setzen wir das Terminplanungstool Cal.com in der EU-Version (cal.eu) ein. Der Buchungskalender wird bewusst erst nach Ihrem aktiven Klick („Kalender laden“) geladen; zuvor wird keine Verbindung zu Cal.com hergestellt und es werden keine Daten übertragen. Bei einer Buchung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Wunschtermin) zur Durchführung des Termins; die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der Europäischen Union. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

5. Webanalyse

Umami

Zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website setzen wir die Analyse-Software Umami ein, die wir selbst auf unserem eigenen Server in der Europäischen Union betreiben. Umami arbeitet cookielos und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung; es werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Nutzerprofile gebildet. Die Auswertung erfolgt anonymisiert (z. B. aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunft, verwendeter Browsertyp), eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung und Optimierung unseres Angebots). Da keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist eine Einwilligung nach § 25 TDDDG nicht erforderlich.

6. KI-Chatbot und Sprachfunktion

KI-gestützter Assistent

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten an, der Ihre Fragen zu unseren Leistungen beantwortet und Sie bei der Vereinbarung eines Termins unterstützt. Wenn Sie den Assistenten nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Nachrichten und den Verlauf Ihrer Unterhaltung sowie – sofern Sie diese im Gespräch angeben – Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Terminwunsch. Hinzu kommen technische Verbindungsdaten, die für den sicheren Betrieb erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt zur Beantwortung Ihrer Anfrage und zur Durchführung der von Ihnen gewünschten Terminvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zum sicheren und bedarfsgerechten Betrieb des Assistenten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Zur Erzeugung der Antworten und zur Bereitstellung des Assistenten wirken folgende Auftragsverarbeiter mit:

• Betrieb und Ablaufsteuerung: ein von uns selbst betriebener Automatisierungsserver (n8n) mit Standort in der Europäischen Union;
• Sprachmodell: Mistral AI, Paris (Frankreich) – die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union;
• Wissensdatenbank: eine Vektordatenbank (Qdrant), die wir selbst auf unserem Server in Frankfurt am Main (Europäische Union) betreiben;
• Speicherung der Chatverläufe: der Dienst Supabase (Serverstandort Deutschland).

Mit diesen Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung Ihrer im Chat verarbeiteten Daten in ein Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

Ihre Chatverläufe werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder aus Ihrer Anfrage ein Vertragsverhältnis entsteht.

Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein (z. B. Angaben zu Gesundheit, ethnischer Herkunft, politischer, religiöser oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualleben oder sexueller Orientierung). Für sensible Anliegen wenden Sie sich bitte direkt an uns (siehe „Hinweis zur verantwortlichen Stelle"). Die Nutzung des Assistenten ist freiwillig.

Bei dem Assistenten handelt es sich um ein KI-System. Sie werden zu Beginn der Unterhaltung im Chat-Fenster darauf hingewiesen, dass Sie mit einer künstlichen Intelligenz und nicht mit einem Menschen kommunizieren (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 – KI-Verordnung).

Terminvereinbarung über den Assistenten

Wenn Sie über den Assistenten einen Termin vereinbaren, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und den gewählten Termin) zur Durchführung des Termins. Für die Terminverwaltung setzen wir – wie oben unter „Terminbuchung (Cal.com)" beschrieben – Cal.com in der EU-Version (cal.eu) mit Datenhaltung in der Europäischen Union ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Spracheingabe (Sprachnachrichten im Chat)

Optional können Sie Ihre Anfrage per Sprachnachricht stellen, statt sie zu tippen. Dazu greift Ihr Browser – erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung und einem aktiven Klick auf die Aufnahmefunktion – auf Ihr Mikrofon zu und zeichnet Ton ausschließlich für die Dauer Ihrer Aufnahme auf. Die Aufnahme wird an unseren Server in der Europäischen Union übertragen und dort automatisiert in Text umgewandelt (Speech-to-Text); das Ergebnis erscheint als Text im Eingabefeld, den Sie vor dem Absenden noch ändern können.

Für die Umwandlung setzen wir den Dienst Voxtral von Mistral AI, Paris (Frankreich) ein; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Wir führen ausschließlich eine Transkription durch. Eine Sprecher- oder Stimmerkennung, eine Analyse Ihrer Stimme oder eine Identifizierung anhand biometrischer Stimmmerkmale findet nicht statt; es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeitet. Die Tonaufnahme wird nach der Umwandlung in Text nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Die Nutzung der Sprachfunktion ist freiwillig; Sie können jederzeit stattdessen tippen.

Sprechen mit dem Assistenten (ElevenLabs, USA)

Neben dem Schreiben können Sie mit dem Assistenten auch sprechen. Die Nutzung ist freiwillig; das Gespräch beginnt erst, wenn Sie den Hinweis im Chat-Fenster gelesen und die Verbindung ausdrücklich starten. Diese Funktion ist technisch etwas anderes als die oben beschriebene Sprachnachricht: Beim Sprechen führen Sie eine fortlaufende Unterhaltung, bei der auch die Antwort als Stimme erzeugt wird.

Für das Gespräch greift Ihr Browser nach Ihrer Zustimmung auf das Mikrofon zu. Ihre Stimme wird an ElevenLabs Inc., 169 Madison Ave, New York, NY 10016, USA übertragen, dort in Text umgewandelt und beantwortet; die Antwort wird ebenfalls dort in Sprache erzeugt. Der Gesprächstext wird bei ElevenLabs gespeichert und nach 90 Tagen gelöscht. Eine Tonaufnahme des Gesprächs wird nicht gespeichert. Die Verarbeitung findet damit außerhalb der Europäischen Union statt. Grundlage der Übermittlung sind die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework sowie ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit ElevenLabs.

Die inhaltlichen Antworten stammen aus unserer eigenen Wissensdatenbank: Der Assistent fragt dafür einen Dienst auf unserem Server in der Europäischen Union an. Bitten Sie um einen Rückruf, speichern wir Name, Telefonnummer und Ihr Anliegen ebenfalls dort, um Sie zurückrufen zu können.

Rechtsgrundlage für das Gespräch ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen können, indem Sie das Gespräch beenden; für einen von Ihnen erbetenen Rückruf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bitte nennen Sie im Gespräch keine Gesundheitsdaten und keine Angaben zu anderen Personen. Wenn Sie diese Verarbeitung nicht möchten, nutzen Sie stattdessen den Chat in Textform oder schreiben Sie uns eine E-Mail; es entstehen Ihnen dadurch keine Nachteile.

Sitzungskennung im Chat

Für den Betrieb des Chats legen wir in Ihrem Browser (sessionStorage) eine zufällige Sitzungskennung ab. Sie dient ausschließlich dazu, die Nachrichten Ihrer laufenden Unterhaltung einander zuzuordnen, ist für die Funktion des Chats technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird beim Schließen des Browser-Tabs automatisch gelöscht. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich; ein Tracking findet nicht statt.

Automatisierte Entscheidungen

Der Assistent bucht auf Ihren Wunsch selbstständig Termine in unserem Kalendersystem; dies dient der Durchführung der von Ihnen angefragten Leistung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden. Zur internen Priorisierung ordnen wir eingehende Anfragen automatisiert nach ihrem mutmaßlichen Anliegen ein; diese Einordnung dient allein der Vorsortierung – die weitere Bearbeitung und jede Entscheidung darüber trifft eine natürliche Person.